Boas práticas: gerenciamento de arquivos para designers

Imagem: Uptown

A cada 5 ou 10 anos o mercado muda de tal forma que temos de adotar e abandonar certas práticas, aprender novos paradigmas e tecnologias para não ficarmos para trás.

Com a computação em nuvem, o armazenamento, compartilhamento e backup de arquivos mudou nossa forma de trabalhar, o que nos leva a fazer reflexões e considerações sobe como lidar com arquivos digitais.

O disquete morreu, o ZIP Drive, CD/DVD já não são mais a grande mídia de armazenamento de arquivos, e o HD e Pen drive mostram que são, como seus antecessores, apenas uma mídia temporária.

Guardar arquivos na nuvem é a grande opção, pois desta forma empurramos para o servidor na nuvem a tarefa de comprar novos HDs, fazer espelhamento dos dados e preservar os arquivos ao longo do tempo.

Assim sendo, coloco aqui algumas sugestões ou boas práticas sobre como gerenciar arquivos digitais:

Escolha o formato de arquivo mais compatível e universal
Seu arquivo de trabalho só abre num programa específico, para ver e editar?
Então salve seus arquivos em outro formato, que permita ver e editarem outros programas do mercado, de preferência programas livres, gratuitos, instalados e online.

Você usa o Corel Draw?
Então considere salvar seus arquivos em formato .SVG, .AI, .WMF, .EMF, para serem abertos no Illustrator, SK1, Inkscape. Se você é saudosista fiel, no Freehand ou Fireworks, também.
Lembrando que formato .SVG pode ser editado até no código, num editor de textos, dependendo de sua expertise.

Seus arquivos são do Ms Word?
Considere salvar em formato .ODT (Open Document), .PDF ou .EPUB.

Precisa ver ou editar no celular?
Considere acrescentar a sua lista de softwares um app de celular, seja pra ver ou editar.
Mas dê preferência a ver online ou num navegador web, para que outras pessoas possam ver também.

Aqui vem
Algumas questões importantes:

O arquivo é portfólio ou é de trabalho recorrente?

• Se for portfólio, pode se dar ao luxo de guardar como imagem plana, em resolução que fique entre o impresso de alta e média qualidade (150 dpi).
• Se for trabalho recorrente o formato deve ser recente ou não muito antigo.
• Se for uma aplicação eletrônica, converta em vídeo ou guarde as telas principais como imagem plana.

Arquivo em formato novo ou antigo?

• Quanto mais antigo ou universal for o formato de seu arquivo, mais chances de ser aberto em vários programas.
• Salvar assim subentende perder alguma formatação ou recurso que só existe nas versões mais recentes.

Então pese o que for mais importante: poder recuperar aquele trabalho extenso ou ter material bruto para poder editar depois.

Trabalhos que são banco de conteúdo

Tem trabalhos que ou são grandes demais ou não são um portfólio interessante pra guardar inteiro.

Esses trabalhos são candidatos a ter suas partes ou conteúdos armazenados como arquivos brutos (fotos, figuras, áudios, etc) fazendo assim um banco de conteúdo (que pode ser multimídia ou não).
Considere essa possibilidade, pois o custo por MB/GB/TB/PB ao longo do tempo pode fazer diferença.

Aí entramos noutra questão importante:

Armazenamento em nuvem

Os discos virtuais são como bombril: permitem armazenar, compartilhar e até desenvolver trabalhos em grupo, à distância. Mas tem suas limitações.

Dependendo da nuvem, ela pode guardar versões anteriores de seus trabalhos.
Elimine versões anteriores e guarde apenas uma ou duas versões.

Se quiser ter um making of/processo, salve em arquivos separados, em resolução de tela (72/96 dpi) num tamanho que seja conveniente (tela inteira ou tamanho de folha impressa).

Não guarde tudo em um único lugar.
Pode usar serviço gratuito ou pago, mas crie um disco virtual para cada assunto: trabalho em grupo, portfólio, documentos, etc.
Coisas realmente importantes só você deve ter acesso, pois em caso de sinistro você não perde tudo.

Não caia na tentação de sincronizar seu HD com a nuvem!
Isso deixa o micro lento, pois a nuvem vai ter de fazer várias verificações pra ver se o arquivo enviado pelo seu micro é de fato o mais recente.

Crie uma pasta para sincronizar trabalhos recentes e deixe o resto na nuvem.
Ou copie o que precisar, deixando o resto na internet. Mas atualize os arquivos assim que terminar de editar.

Não abandone o PenDrive!

Ele é uma mídia de escrtita/gravação fácil, por enquanto ainda muito suportada.
Ela te poupa alguns trocados na hora de imprimir um boleto fora de casa; te poupa tempo de baixar na nuvem o que precisa. Enfim, não faça do pendrive uma nuvem, mas não o descarte por causa dela.

Enfim, essas são apenas algumas ideias em formas de recomendações para os profissionais digitais ou não, do século XXI, que trabalham em casa, são trabalhadores nômades ou que precisam produzir independente do local de trabalho.

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